○楢葉町文書管理規程
(平成13年3月30日訓令第7号)
改正
平成16年3月1日訓令第1号
平成16年4月1日訓令第14号
平成16年4月1日訓令第16号
平成17年3月31日訓令第41号
平成19年3月20日訓令第29号
平成19年9月28日訓令第14号
平成20年3月26日訓令第25号
目次
第1章 総則(第1条-第6条)
第2章 文書の収受、配布等(第7条-第11条)
第3章 文書の起案・決裁等(第12条-第25条)
第4章 文書の施行(第26条-第31条)
第5章 文書の整理等(第32条-第36条)
第6章 文書の保存及び廃棄等(第37条-第43条)
第7章 雑則(第44条-第46条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条
この訓令は、別に定めがあるもののほか、文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条
この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)
課 楢葉町課設置条例(昭和47年楢葉町条例第26号)第1条に規定する課及び楢葉町会計管理者の権限に属する事務処理組織設置規則(平成18年楢葉町規則第21号)第2条に規定する出納室をいう。
[
楢葉町課設置条例(昭和47年楢葉町条例第26号)第1条
] [
楢葉町会計管理者の権限に属する事務処理組織設置規則(平成18年楢葉町規則第21号)第2条
]
(2)
本庁機関 課を総称する。
(3)
課長 課の長をいう。
(4)
起案文書 事案の処理について、町の意思を決定するための原案を記載した文書をいう。
(5)
決裁文書 回議又は合議を終了して決裁を受けた起案文書をいう。
(6)
完結文書 施行が終了した決裁文書、施行を必要としない決裁文書及び回覧により処理を終了する文書で回覧が終つた文書をいう。
(7)
保管文書 課長が課内において管理している完結文書をいう。
(8)
保存文書 総務課長が書庫において管理している完結文書をいう。
(9)
廃棄文書 保存期間を経過したため、一定の手続を経て廃棄する文書をいう。
(文書管理の原則)
第3条
文書は、丁寧に取り扱い、正確かつ迅速に処理し、適切に管理するものとする。
(総務課長の責務)
第4条
総務課長は、課における文書事務の処理状況を随時調査し、文書の管理が適正かつ円滑に処理されるように課長を指導しなければならない。
(課長の責務)
第5条
課長は、課における文書の管理が適正かつ円滑に行われるように努めるものとする。
(文書管理主任)
第6条
課に文書管理主任を置く。
2
文書管理主任は、課長を補佐する職にある者(以下「課長補佐」という。)をもつて充てる。
この場合において、2人以上の課長補佐を置く課にあつては当該課長補佐のうち課長が指定する者、課長補佐を置かない課にあつては課長が指定する者とする。
3
文書管理主任は、この訓令に定めるもののほか、課長の命を受け、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)
文書の審査に関すること。
(2)
文書の処理の促進及び改善に関すること。
(3)
文書の配布、収受及び発送に関すること。
(4)
文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
4
文書管理主任が出張、休暇、事故等により不在のときは、文書管理主任があらかじめ課長の承認を受けて指定する者が、その職務を代理するものとする。
第2章 文書の収受、配布等
(郵便物等の受領及び配布)
第7条
本庁舎に送達された郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物等(以下「郵便物等」という。)は総務課において、その他の庁舎に送達された郵便物等は当該庁舎内の機関において受領するものとする。
この場合において、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、公務に関係があると認められるものに限り、当該料金を支払って受領することができる。
2
前項の規定により総務課において受領した郵便物等は、次により配布するものとする。
(1)
郵便物等(次号の親展郵便物を除く。)は、開封せずに担当課に配布すること。
ただし、担当課が明らかでないものは、担当課を確認するため開封することができる。
(2)
親展郵便物等は、開封せずに、その封筒に収受印(様式第1号)を押し、当該あて先の者に配布すること。
[
様式第1号
]
3
前項の場合において、次に掲げるものは、特殊郵便物配布簿(様式第2号)により受領印を徴するものとする。
(1)
親展郵便物等、書留、内容証明、配達証明及び特別送達の郵便物等
(2)
現金、証紙、印紙又は有価証券(以下「現金等」という。)が添えられている郵便物
[
様式第2号
]
4
課に配布を受けた郵便物等は、文書管理主任がその内容を確認し、速やかに事務担当者に配布するものとする。
(文書の収受)
第8条
総務課長から配布を受けた郵便物等のうちの文書及び課において直接受領した文書は、次により収受するものとする。
(1)
文書の左上部余白に収受印を押すこと。
[
収受印
]
(2)
軽易な文書を除き文書収発簿(様式第3号)に登載し、前号の収受印に当該文書収発簿による番号を記入すること。
[
様式第3号
] [
収受印
] [
文書収発簿
]
(収受文書の処理)
第9条
前条の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)は、次により処理するものとする。
(1)
収受文書に基づく起案を必要としない場合は、速やかに下位の職にある者から順次上位の職にある者に回覧すること。
(2)
収受文書に基づく起案を必要とする場合は、第12条の定めるところにより起案した後、起案文書又は起案文書に添付する関係書類として処理すること。
この場合において、起案文書には、定例的又は軽易なものを除き、当該収受文書の収受年月日を表示するものとする。
[
第12条
]
2
収受文書のうち、異例若しくは特に重要と認められるもの又は事務の性質により直ちに処理することができないものは、あらかじめ上司に回覧し、必要に応じて指示を受けた後、前項の規定による処理を行うものとする。
(ファックス文書の処理)
第10条
ファクシミリ装置により送付を受けた文書(以下「ファックス文書」という。)は、第8条第1項の規定による収受を行うものとする。
[
第8条第1項
]
2
前項の規定によるファックス文書の収受後に当該文書の原本の送付を受けたときは、次により当該原本の収受の手続を行うものとする。
(1)
当該原本の左余白上部に収受印を押印すること。
[
収受印
]
(2)
ファックス文書が第8条第1項第2号の規定により文書収発簿に登載されているときは、前号の収受印にファックス文書の文書収発簿による番号を転記し、当該文書収発簿には、そこに記載されたファックス文書の収受月日の余白にかつこ書きで当該原本の収受月日を記載すること。
[
第8条第1項第2号
] [
文書収発簿
] [
収受印
] [
文書収発簿
] [
文書収発簿
]
3
前項の規定によりファックス文書の原本を収受したときは、前条の規定にかかわらず、次により処理を行うものとする。
(1)
当該原本は、その事件についてファックス文書に基づき処理を行つている旨を朱書きして回覧すること。
この場合において、ファックス文書に基づく起案を行つているものについては、起案文書を添付するものとする。
(2)
ファックス文書に係る起案文書(前条第1項第2号後段の規定により収受年月日を表示しているものに限る。)には、そこに表示されたファックス文書の収受年月日の余白にかつこ書きで当該原本の収受年月日を表示すること。
(3)
ファックス文書は、当該原本に替え、廃棄すること。
(電子メールの処理)
第11条
電子メールを受信した場合は、その内容をA4用紙に出力した文書(以下「電子メール文書」という。)を作成し、第8条第1項の収受を行うものとする。
[
第8条第1項
]
2
収受した電子メール文書の処理は、第9条の規定を準用し、特に軽易な場合については、処理経過等を記載した電子メール処理伺書(様式第4号)を電子メール文書に添付すること。
[
第9条
] [
様式第4号
]
第3章 文書の起案・決裁等
(文書の作成)
第12条
文書は、楢葉町公文例規程(平成13年楢葉町訓令第8号)、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等について(昭和56年事務次官等会議申合せ)等により簡けつ明りような表現を用いて作成するものとする。
[
楢葉町公文例規程(平成13年楢葉町訓令第8号)
]
(起案の方法)
第13条
起案は、次項に規定する場合を除き、発議書(様式第5号)を用いて行うものとする。
[
様式第5号
]
2
条例、規則、告示、公示及び訓令の起案は、法令発議書(様式第6号)を用いて行うものとする。
[
様式第6号
]
3
発議書は、次の要領により整備しなければならない。
(1)
こより、綴じ紐、ホッチキス等で綴じること。
(2)
地図、設計書等は、袋に入れて綴ること。
4
第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあつては、当該各号に定める方法によることができる。
(1)
起案すべき内容が定例的な場合 総務課長の承認を受けて定めた一定の簿冊を用いて行うこと。
(2)
収受文書に関して回答等の処理を行う場合で内容が軽易なとき 付せん用紙(様式第7号)を用いて行うこと又は当該付せん用紙の様式に準じ収受文書の余白に朱書きして行うこと。
[
様式第7号
] [
付せん用紙
]
(3)
口頭又は電話で事件等を処理する場合 口頭(電話)受理用紙(様式第8号)により処理すること。
[
様式第8号
]
(4)
第1項に規定する発議書により難い場合 あらかじめ総務課長の承認を受けて定めた用紙を用いて起案すること。
(5)
軽易な内容の電子メール文書 第10条第3項に規定する様式を用いて起案すること。
[
第10条第3項
]
(文書の記号及び番号)
第14条
文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。
ただし、記号及び番号をつけることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。
(1)
条例、規則及び訓令の記号は、それぞれ「楢葉町条例」、「楢葉町規則」及び「楢葉町訓令」とし、その番号は、総務課長が管理するそれぞれの条例等公布簿(様式第9号)によること。
[
様式第9号
]
(2)
告示及び公告の記号は、それぞれ「楢葉町告示」、「楢葉町公告」等とし、これらの番号は、総務課長が管理する公告式番号簿(様式第10号)による番号とすること。
[
様式第10号
]
(3)
指令の記号は、「楢葉町指令」の次に別表第1に掲げる課名の約字を加えたものとし、その番号は、文書収発簿によること。
[
別表第1
] [
文書収発簿
]
(4)
往復文の記号は、年度に相当する数字の次に「楢」の文字及び課名の約字を加え、その番号は、文書収発簿による番号とすること。
ただし、軽易な文書については、番号に代えて「号外」と表示することができる。
[
文書収発簿
]
2
前項に指定する番号は、毎年4月1日に起こし、一連番号とするものとする。
ただし、文書収発簿に登載された収受文書に関して応答の処理を行う指令及び往復文の番号には、当該収受文書の文書収発簿による番号を用いることができる。この場合において、往復文の記号に用いる年度に相当する数字は、当該収受文書の収受年度に相当する数字とする。
[
文書収発簿
] [
文書収発簿
]
3
第16条の秘密文書は、記号の次に「秘」の文字を加えるものとする。
[
第16条
]
(起案文書の記載事項等)
第15条
起案文書には、起案理由、根拠法令その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付するものとする。
ただし、起案の内容が定例又は軽易なものについては、これを省略することができる。
(秘密文書の指定等)
第16条
関係者以外の者に秘密にしなければならない事項を内容とする文書は、秘密文書として指定し、その見やすい箇所に「秘」と表示するものとする。
(決裁区分)
第17条
起案文書には、楢葉町事務決裁規程(昭和61年楢葉町規程第5号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところにより、次の各号の決裁区分のいずれかを表示するものとする。
(1)
町長が決裁するもの 甲
(2)
副町長が処理するもの 乙
(3)
総務課長が処理するもの 丙
(4)
課長が処理するもの 丁
[
楢葉町事務決裁規程(昭和61年楢葉町規程第5号。以下「事務決裁規程」という。)
]
(分類記号等の表示)
第18条
起案文書には、第32条第1項に規定する文書分類表の分類記号及び第36条第1項の規定により課長が定めた保存期間を表示するものとする。
[
第32条第1項
] [
第36条第1項
]
(特別な発送の表示)
第19条
ファクシミリ等特別の発送を必要とする場合には、起案文書にその旨を表示するものとする。
(回議等)
第20条
起案文書は、第17条に規定する決裁区分に応じ、下位の職にある者から順次上位の職にある者へ回議した上、決裁を受けるものとする。
[
第17条
]
2
課の他の係等に関係する起案文書は、関係係長に回議するものとする。
3
起案文書を修正した者は、修正箇所に証印しておくものとする。
4
事務決裁規程の定めるところにより代決した者は、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載するものとする。
ただし、後閲を必要とするものは「後閲」と記載するものとする。
[
事務決裁規程
]
(他の課への合議)
第21条
起案文書で他の課に関係するものは、担当課長の決裁を受けた後に、関係課長に合議するものとする。
ただし、関係課長と事前に文書により意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。
2
前項の規定により合議を受けた関係課長が当該起案文書に異議を申し出たときは、当該担当課長と協議して調整するものとする。
3
前項の規定による協議において、当該起案文書の内容に重大な修正を行おうとするときは、合議済の関係課長と再度調整するものとし、廃案となつたときはその旨を当該関係課長に通知するものとする。
(総務課長への合議)
第22条
課等において次に掲げる事項を起案したときは、総務課長に合議するものとする。
(1)
条例、規則、訓令、告示及び公告並びに重要文書
(2)
賞状、表彰状及び感謝状
(3)
町長用の式典等のあいさつ文
(決裁年月日)
第23条
決裁文書には、前三条に規定する回議又は合議の手続を終了した年月日を決裁年月日として記入するものとする。
(緊急の処理)
第24条
特に緊急を要し、直ちに処理しなければならない事案は、第20条又は第21条に規定する回議又は合議の手続を省略することができる。
この場合において、当該事案の処理後、速やかに正規の手続をとるものとする。
[
第20条
] [
第21条
]
(施行の保留等)
第25条
決裁を受けた後に、事情の変更等により施行を保留し、又は取りやめなければならない場合は、新たにその旨を起案し、施行を保留し、又は取りやめようとする決裁文書を添えて回議の上決裁を受けるものとする。
この場合において、当該決裁文書が合議の手続を経ていたときは、合議先にその旨を通知するものとする。
第4章 文書の施行
(決裁文書の浄書)
第26条
決裁文書の浄書は、起案者が行うものとする。
(文書の日付)
第27条
発送する文書の日付は、当該文書の発送年月日を用いるものとする。
(公印の押印等)
第28条
発送する文書(書簡文を除く。)には、楢葉町公印規程(昭和42年楢葉町規程第5号)に定める公印を押印するものとする。
[
楢葉町公印規程(昭和42年楢葉町規程第5号)
]
2
前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
この場合において、第2号及び第3号に掲げる文書にあつては、当該文書に公印省略の記載をするものとする。
(1)
庁内あての内部文書。
(2)
県及び他の地方公共団体あてに発する往復文で軽易なもの。
(3)
前2号に規定するもの以外あてに発する往復文で軽易なもの。(照会、回答、依頼、通知、送付等に係る文書のうち、権利義務にかかわらない文書又はファクシミリ施行の文書等で、かつ、課長が軽易であると認める文書をいう。)
(文書等の発送)
第29条
文書又は物品の発送(経費を要するものに限る。以下、この条において同じ。)は、課の場合は総務課において行うものとする。
ただし、課において直接発送する必要があると認められるときは、この限りではない。
2
前項の規定により総務課において発送する文書は、次により総務課へ送付するものとする。
(1)
発送する文書又は物品に料金後納郵便差出票(様式第11号)を添えて送付すること。
[
様式第11号
]
(2)
特別の包装を必要とする文書又は物品は、包装し、あて名その他必要な表示をした上、料金後納郵便差出票とともに送付すること。
[
料金後納郵便差出票
]
3
文書の発送を終えたときは、決裁文書に施行年月日を表示し、証印するものとする。
(ファクシミリ又は電子メールによる発送)
第30条
第28条第2項第2号及び同条同項第3号に規定する文書は、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
[
第28条第2項第2号
]
(文書収発簿の整理)
第31条
起案者は、発送を終了した決裁文書について起案書及び文書収発簿を整理し、その処理経過を明らかにしておくものとする。
[
文書収発簿
]
第5章 文書の整理等
(文書分類表の作成等)
第32条
課長は、文書の整理、保管及び保存を適正に行うため、文書分類表(様式第12号及び様式第13号)を作成するものとする。
[
様式第12号
] [
様式第13号
]
2
課長は、新たに文書分類表を作成するとき又は文書分類表の変更を行うときは、総務課長と協議するものとする。
3
課長は、毎年度末現在の文書分類表を作成し、課において管理しておくものとする。
(未処理又は未完結の文書の管理)
第33条
未処理又は未完結の文書は、適正に管理し、常にその所在及び処理の経過を明らかにしておくものとする。
(完結文書の整理)
第34条
完結文書は、第32条第1項に規定する文書分類表に基づき、会計年度(以下「年度」という。)ごとに整理するものとする。
ただし、年度ごとに整理することが不適当な場合は、この限りではない。
[
第32条第1項
]
2
前項に規定する整理は、規格ファイル(様式第14号)を用いて行うものとする。
ただし、規格ファイルを用いることが不適当な場合は、規格外ファイル(規格ファイル以外のファイルに規格ファイルと同一の様式を表示したものをいう。)を用いることができる。
[
様式第14号
] [
規格ファイル
] [
規格ファイル
] [
規格ファイル
]
3
前項の規定にかかわらず、総務課長が必要と認めるときは、ファイリングシステムにより整理することができる。
(文書の持出しの禁止)
第35条
文書は、課長の許可を得ないで、外部に持ち出してはならない。
(保存期間)
第36条
完結文書の保存期間は、課長が別表第2に定めるところにより様式第13号の小分類項目ごとに定めるものとする。
ただし、保存期間を定めることが不適当なものについては、この限りではない。
[
別表第2
] [
様式第13号
]
2
前項に規定する保存期間は、法令等に定めがあるものを除き、次のとおりとする。
(1)
永年
(2)
10年
(3)
5年
(4)
3年
(5)
1年
3
保存期間の起算日は、完結文書の属する年度の翌年度の4月1日とする。
第6章 文書の保存及び廃棄等
(文書の保管)
第37条
完結文書は、その完結の日から翌年度の末日までの期間、課内において保管するものとする。
2
常時使用する等特別の事情がある完結文書は、前項の規定にかかわらず、同項に規定する期間を超えて保管することができる。
(文書の置換え等)
第38条
課内において第37条第1項又は第2項の規定による保管の必要がなくなつた保管文書(以下「保存文書」という。)は、次により置換えを行うものとする。
(1)
保存年限を経過したものは、廃棄すること。
ただし、なお継続して保管する必要があると認めるものは、この限りではない。
(2)
保存年限(1年を超えるものに限る。)を経過しないものは、本庁機関にあつては総務課長が管理する書庫に置き換えること。
[
第37条第1項
] [
第2項
]
(本庁機関及び所における置換え)
第39条
本庁機関における置換えは、次により行うものとする。
(1)
置換えを行う文書は、保存年限別に区分、保存箱(様式第15号を添付したもの)に収納し書庫に収め、保存文書台帳(様式第16号)に登載して総務課長に送付すること。
[
様式第15号
] [
様式第16号
]
(2)
前号の規定にかかわらず保存箱に収納を要しない文書は、保存年限ごとに書庫に整理及び収納し、保存文書台帳(様式第16号)に登載して総務課長に送付すること。
[
保存箱
] [
様式第16号
]
(保存文書の管理)
第40条
総務課長は、文書が適正に保存されるよう書庫を管理するものとする。
2
総務課長は、次により保存文書を管理するものとする。
(1)
永年保存文書は、完結年度別に書庫に整理し、永年保存文書台帳(様式第17号)に登載して管理すること。
ただし、完結年度別に整理することが適当でないと認められるものについては、その他適当な方法によることができる。
[
様式第17号
]
(2)
有期限保存文書は、保存年限満了年度別に書庫に整理し管理すること。
3
課長は、課の掌握事務に異動があつたときは、保存文書の取扱いについて総務課長に協議するものとする。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第41条
保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする職員は、保存文書借覧簿(様式第18号)により書庫を管理する者の承認を受けるものとする。
この場合において、貸出しの期間は、当該管理者が特に認めたもののほか、10日以内とする。
[
様式第18号
]
2
閲覧又は貸出し中の保存文書は、どのような理由があつても抜取り、差替え、書換えをしてはならない。
(本庁機関における保存文書の廃棄)
第42条
総務課長は、保存年限を経過した保存文書について、あらかじめ関係課長に通知し、これを廃棄するものとする。
ただし、関係課長から、なお継続して保存の必要がある旨の申し出があつたときは、さらに3年を単位として保存することができる。
2
総務課長は、永年保存文書については、20年を経過するごとに関係課長と協議し、保存の必要がないと認めるものを廃棄することができる。
3
総務課長は、第1項又は第2項の規定により廃棄した保存文書については、保存文書台帳又は永年保存文書台帳に廃棄年月日を記入し、抹消するものとする。
[
永年保存文書台帳
]
(文書廃棄の方法)
第43条
前条の規定により廃棄する文書のうち、印影その他で他に転用されるおそれのあるもの又は他に見せてはならないものについては、切断、焼却等の処置を行うものとする。
第7章 雑則
(歴史資料として価値ある文書の保存)
第44条
総務課長は、第42条の規定により廃棄する文書のうち、歴史資料として価値ある文書を別に定める方法により保存するものとする。
[
第42条
]
2
課長は、廃棄する文書のうち、歴史資料と認められる文書を総務課長に送付するものとする。
(事務の受託)
第45条
総務課長は、教育委員会事務部局に係る郵便物等の受領及び文書の発送に関する事務を受託することができる。
(委託)
第46条
この訓令に定めがあるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、総務課長が指示する。
附 則
(施行期日)
1
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
(楢葉町文書取扱規程の廃止)
2
楢葉町文書取扱規程(昭和35年楢葉町規程第10号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。
(経過措置)
3
この訓令の施行の際、現に旧規程第34条第1項の規定により保存されている文書は、この訓令第39条第1項の規定による置換えが行われた文書とみなす。
附 則(平成16年3月1日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成16年4月1日訓令第14号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附 則(平成16年4月1日訓令第16号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附 則(平成17年3月31日訓令第41号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月20日訓令第29号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年9月28日訓令第14号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成20年3月26日訓令第25号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
別表第1(第14条関係)
総務課(総) 税務課(税) 住民福祉課(住) 企画課(企) 産業課(産) 建設課(建) 下水道課(下) 商工観光課(商観) 財産管理課(管財) 環境防災課(環) 出納室(出)
別表第2(第36条関係)
文書保存年限基準表
項目
文書保存期間
永年
10年
5年
3年
1年
1 条例、規則の制定又は改廃に関するもの(総務課で保存するものに限る。)
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2 条例、規則の制定又は改廃に関するもの
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3 告示、公告、訓令の制定又は改廃に関するもの(総務課で保存するものに限る。)
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4 告示、公告、訓令の制定又は改廃に関するもの
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5 通達、運用方針に関するもの(総務課で保存するものに限る。)
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6 通達、運用方針に関するもの
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7 町の総合計画に関するもの
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8 町の沿革に関するもの
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9 町の廃置分合、境界変更等の書類
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10 訴訟に関するもの
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11 直接請求、不服申立て、争訟等に関するもの
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12 議会に関するもので重要なもの(総務課で保存するものに限る。)
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13 町長及び副町長の事務引継ぎに関するもの
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14 予算、決算、出納に関する書類で重要なもの(総務課、出納室で担当するものに限る。)
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15 予算、決算、出納に関する書類で重要なもの
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16 職員の人事又は服務に関する書類で重要なもの
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17 職員の進退、賞罰に関する書類
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18 官報、県報
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19 楢葉町広報等重要な刊行物
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20 町有財産に関するもので重要なもの
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21 許可、認可等で重要なもの
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22 叙位、叙勲又は表彰に関するもので、重要なもの
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23 原簿、台帳その他これに類するもの
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24 契約に関するもの
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25 歴史資料として価値あるもの
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26 他に永年保存を必要とするもの
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27 付属機関等に関するもの
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28 寄附受納に関するもの
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29 他に10年保存を必要とするもの
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30 事業の計画、実施にかかるもの
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31 監査、検査等に関するもの
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32 報告、届出等に関するもの
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33 補助金等に関するもの
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34 統計、調査、研究等に関するもの
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35 工事の設計書その他これに類するもの
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36 行政上の助言、勧告又は指導に関するもの
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37 会議、研修等に関するもの
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38 他に5年保存を必要とするもの
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39 請願、陳情に関するもの
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40 照会、回答等の往復文書
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41 他に3年保存を必要とするもの
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42 月報、日誌その他これに類するもの
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43 文書の収受、処理に関するもの
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44 文書の発送のための文書
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45 他に1年保存を必要とするもの
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様式第1号(第7条、第8条関係)
収受印
様式第2号(第7条関係)
特殊郵便物配布簿
様式第3号(第8条関係)
文書収発簿
様式第4号(第11条関係)
電子メール処理伺書
様式第5号(第13条関係)
発議書
様式第6号(第13条関係)
法令発議書
様式第7号(第13条関係)
付せん用紙
様式第8号(第13条関係)
口頭(電話)受理用紙
様式第9号(第14条関係)
条例等公布簿
様式第10号(第14条関係)
公告式番号簿
様式第11号(第29条関係)
料金後納郵便差出票
様式第12号(第32条関係)
文書分類表(その1)
様式第13号(第32条、第36条関係)
文書分類表(その2)
様式第14号(第34条関係)
規格ファイル
様式第15号(第39条関係)
保存箱
様式第16号(第39条関係)
保存文書台帳
様式第17号(第40条関係)
永年保存文書台帳
様式第18号(第41条関係)
保存文書借覧簿